Heb je moeite om je werk af te krijgen, neem dan eens je werkruimte onder de loep. Is deze niet zo ordelijk? Niet alleen maakt wanorde het visueel weinig aantrekkelijk, daardoor wordt het ook moeilijk om je op je werk te concentreren en helder te blijven denken. Beschouw je bureau als een commandocentrum. Volgens deskundigen bepaalt de mate van organisatie mede de toon en de efficiëntie op het werk.
Of organiseren nu wel of niet één van je sterke punten is, het is een gewoonte die iedereen zou moeten ontwikkelen. Als je je baas ooit hebt laten wachten omdat je een belangrijk document niet kon vinden, of als je voortdurend te laat komt op vergaderingen of belangrijke deadlines mist, moet organisatie bovenaan je prioriteitenlijst staan.
Weet je niet goed hoe eraan te beginnen, dan zijn hier enkele voordelen van georganiseerd blijven. Hieronder vind je suggesties over hoe je het meeste uit je werkdag kunt halen.
Voordelen van georganiseerd blijven
1. Orde vermindert stressniveaus
Als je alles netjes ordent en van etiketten voorziet, zou je het gemakkelijk moeten kunnen terugvinden en geen stress veroorzaken.
2. Orde helpt je om deadlines te halen
Laat de deadline voor een belangrijk project niet schieten omdat je werd afgeleid door een dringende zaak. Zorg dat je agenda je aan belangrijke momenten herinnert zodat je ze nooit meer mist.
3. Orde verhoogt de productiviteit
Je verliest tijd wanneer je spullen moet zoeken want je ziet dadelijk waar ze liggen. En die tijd kun je dan weer gebruiken om je te concentreren op belangrijke projecten.
4. Orde zorgt ervoor dat je op tijd bent
Stiptheid en organisatie gaan hand in hand. Overweeg het gebruik van herinneringen in je agenda om ervoor te zorgen dat je niet te veel in een taak verwikkeld raakt en de tijd uit het oog verliest.
Tips
Hier zijn de beste tips en trucs die ik heb verzameld (en die voor mij hebben gewerkt!) over hoe je je bureau op orde kunt krijgen:
Schoonmaken
Je bureau moet je snel alles kunnen bieden wat je nodig hebt. Ontdoe het dan ook van alle onnodige documenten, kabels, rommel, enzovoort. Als er een wirwar van kabels op, onder of aan je bureau ligt, zal dat afleiden. Misschien moet je je bureau van een kabelgoot voorzien om de eindeloze snoeren te ontwarren. Probeer de volgende hulpmiddelen voor kabelbeheer:
-
kabelgoot
-
ringen om de kabels bijeen te houden
-
kabelmanagement-organisatieset
Kijk naar elk voorwerp op je bureau en vraag je af of je het nog nodig hebt. Hou wat je wilt en gooi weg wat je niet nodig hebt. Als je dit de eerste keer goed doet, ben je al een heel eind op weg naar een meer ontspannen werkplek.
1. Je bureau
Misschien heb je nog zo een oude en onhandige secretairekast met allemaal vakjes en schuifjes en een deur die naar beneden klapt. Probeer het eens over een andere boeg te gooien door een zit-stabureau aan te schaffen. Deze populaire bureaus zijn zeer aantrekkelijk voor je ogen en verkrijgbaar in kleuren en afwerkingen die bij elk thema in je werkruimte passen. En, wat het belangrijkste is, ze stimuleren beweging in plaats van je de hele dag alleen maar te laten zitten. Flexispot heeft het elegante comhar all-in-one sta-bureau met glasblad en het stijlvolle comhar all-in-one bureau met houten blad. Beide verhogen niet alleen de efficiëntie doordat je niet de hele dag hoeft te zitten, maar vallen ook op door hun veelzijdige functies en elegante stijl. Je brengt ze met één druk op de knop van de ideale zitpositie naar de perfecte stastand, zodat je monitor, toetsenbord en muis in de meest ergonomische positie blijven staan om productief en efficiënt te werken.
Als je de monitor van je computer recht voor je hebt, kun je je het beste concentreren.
Maar hij moet ook comfortabel staan, dus zorg ervoor dat je met je rug recht zit. Laat ongeveer 1,5 meter ruimte voor je. Houd de ruimte direct naast je computer vrij.
Ook digitale rommel kan afleidend werken. Ruim ten minste eenmaal per week extra bestanden op je bureaublad (desktop) op en verplaats mappen binnen andere mappen als dat nodig is om je startscherm overzichtelijker te maken. Zorg ervoor dat je de bestandsmappen zo ordent dat je een item snel kunt vinden. Gebruik korte maar veelzeggende bestandsnamen zodat je snel naar een bepaald item kunt zoeken als je haast hebt.
Vele mensen die met collega's in een kantoor werken, hebben wellicht een gedeelde schijf of een opslagsysteem dat voor meerdere personen toegankelijk is. Bestanden organiseren is belangrijk, maar het cruciaal wanneer collega's van elkaar afhankelijk zijn om georganiseerd te blijven.
2. Kalender
Door een elektronische agenda aan je e-mail toe te voegen, kun je voorkomen dat je ergens te laat komt of een afspraak dubbel boekt. En wie niet op een normale werkplek werkt, zoals een aannemer of een servicetechnicus, kan op een bepaalde dag meerdere taken te vervullen hebben of potentiële klanten moeten ontmoeten.
3. E-mail
E-mail is een snelle en gemakkelijke manier om te communiceren, maar het kan ook een grote afleiding zijn. Maak gedurende de dag specifieke tijdstippen vrij om je mailbox te controleren en op berichten te reageren. De rest van je tijd gebruik je om te werken. Als pop-upmeldingen van nieuwe e-mails je werkstroom verstoren, wees dan niet bang om ze uit te zetten.
4. Alles op orde krijgen
Documenten recyclen of versnipperen? Staat er gevoelige informatie op een blad papier, dan moet je het versnipperen in plaats van te hergebruiken. Bouw een archiefsysteem op voor documenten die je nog langere tijd moet bewaren. Sorteer ze op klant/cliënt, project, alfabetisch, op datum of wat voor jou het beste werkt.
-
gelijksoortige spullen horen bij elkaar. Heb je een lade of kast op wieltjes om je kantoorbenodigdheden in op te bergen, dan hebben we slecht nieuws voor je. Zelfs als je items "Opgeborgen" Zijn, creëren ze nog steeds visuele rommel. Al je kantoorbenodigdheden passen waarschijnlijk in één kast. Bewaar een lade voor multifunctionele kantoorbenodigdheden, vooral die welke je zelden nodig hebt. Dan heb je meer lades voor andere dingen, inclusief een plekje voor een eventuele snack en misschien nog één voor elektronica.
-
sorteren op belangrijkheid. Als je beslist waar je iets op je bureau wilt zetten, bedenk dan hoe vaak je het gebruikt of nodig hebt. Leg voorwerpen die je dagelijks gebruikt op een goed bereikbare plaats. Wat je minder vaak nodig hebt, hoef je niet binnen handbereik te hebben. Je moet bedenken hoe je je bureau indeelt. Er zijn dingen die een bureau één keer per maand nodig heeft, en er zijn dingen die je misschien elke dag nodig hebt. Houd daarom het hoognodige binnen handbereik. Deze basisregel kan voor iedere persoon iets anders betekenen. Zorg ervoor dat je al je opladers, dossiers en documenten binnen handbereik hebt. Heb je een lamp nodig, dan is een werklamp mogelijk handig, omdat die door zijn klemfunctie geen ruimte in beslag hoeft te nemen.
-
overweeg een bureau-organizer. In plaats van overal op je bureau stapels projecten te hebben, kun je beter een systeem met twee vakken voor het ordenen van documenten opzetten. Het ene vak is gereserveerd voor nieuwe documenten die je nog moet verwerken. Het andere vak bevat documenten die al zijn beoordeeld en die moeten worden geklasseerd of gearchiveerd. De flexispot mesh desk organizer heeft lades die onafhankelijk van elkaar kunnen worden gebruikt en die geschikt zijn voor het opbergen van schrijfwaren en kleine spulletjes. In de drie uitschuifbare vakken kun je documenten en notitieblokken opbergen. Gebruik het verticale vak om je mappen en ordners bij elkaar te houden. De flexispot mesh desk organiser helpt je bureauruimte vrij te maken met zijn unieke, doordachte en compacte ontwerp.
-
weg met overbodige potloden en balpennen! Je bent niet verplicht om het hele jaar door opgedroogde balpennen of potloden op je bureau te laten liggen. Probeer je te beperken tot twee balpennen en twee potloden; dit vermindert niet alleen de rommel, maar zorgt er ook voor dat je ze niet uitleent aan de collega die nooit iets teruggeeft.
-
de altijd betrouwbare dossierkast. Veel bedrijven bewaren papieren kopieën voor hun administratie gedurende verscheidene jaren. Je bureau is er alleen voor de dingen die je direct binnen handbereik nodig hebt. De rest is gewoon plaatsverspilling. Niet werkt zo goed als opruimen, en dat wordt keer op keer bewezen. Daarom moet je al je ongebruikte spullen elders bewaren, bijvoorbeeld in je dossierkast. Met zo een kast wordt het gemakkelijker om je bureau georganiseerd te houden.
-
vergeet plakbriefjes. Post-its gebruiken om je scherm in te kaderen is niet de meest succesvolle methode. Eigenlijk weet je zelf ook dat die briefjes de neiging hebben los te komen en in de prullenbak te belanden, maar te veel briefjes op je computer kleven ziet er kitscherig en rommelig uit. Gebruik plakbriefjes alleen voor de belangrijkste activiteiten of voor het ene of andere malle idee dat je tijdens de lunch niet wilt vergeten. Denk eraan, plakbriefjes zijn er voor last-minute herinneringen en zijn geen checklist.
5. Je smartphone
Je mobiele telefoon gesynchroniseerd houden met de e-mails en agenda van het werk is handig om op de hoogte te blijven. Er zijn ook verschillende apps die je kunnen helpen om op het werk georganiseerd te blijven. Meldingen zijn boeiend. Je wordt minder afgeleid als je je telefoon in een lade of telefoonhouder aan de zijkant legt. Je kunt een herinnering voor een deadline instellen die je vijf dagen, drie dagen of zelfs vijf minuten voor dat moment waarschuwt. Het resultaat? Je zal een productievere werkomgeving en schema hebben.
6. Lay-out
Je monitor moet zich op ooghoogte bevinden en ongeveer 45 cm van je lichaam. Om te voorkomen dat je voorover moet reiken, houd je vaak gebruikte voorwerpen, zoals de telefoon of benodigdheden, in je dominante hand. Het kan ook handig zijn om een apart gedeelte van je bureau te bewaren voor het scannen, lezen en bewerken van de to-do lijst. Richt je werkruimte in met de grootste zorg om onnodige risico's te vermijden zoals het omvallen van glazen en het morsen van drinkwater. Een vloeistof morsen in de buurt van een stopcontact kan trouwens nog gevaarlijker zijn.
Je kunt je werkruimte versieren met privé-foto's, enkele prenten of planten om er een persoonlijk tintje aan te geven.
Als je bureau tegen de muur staat, kun je ook enkele legplanken toevoegen voor meer ruimte. Met een led-spiegel gaat je kamer of werkruimte er helderder, vriendelijker en groter uitzien. Een andere bijzonder nuttige optie is een ergonomische bureaustoel, zodat je zonder rug- of andere pijn kunt werken.
Conclusie
Je productiviteit op het werk wordt beïnvloed door de organisatie van je bureau. In teamwork is je motivatie om te werken een belangrijke factor. Gebruik deze organisatietips om geconcentreerd en productief te blijven en een rommelig bureau te voorkomen. Pas als je vrij bent van rommel, ben je vrij om te creëren.
