Dit is het vervolg op het artikel: Wat als je werknemers niet met elkaar kunnen opschieten? We gaan verder waar we vorige keer gebleven waren, dus we raden je aan het eerste deel te lezen zodat je precies weet waar we het nu over hebben. Veel plezier!
Stap 4: Luister naar beide partijen
Als het tijd is om in actie te komen, verwerp dan eerst en vooral de geruchten die op kantoor de ronde doen en handel niet naar alles wat je hoort.
Handel in plaats daarvan de twee personen of groepen personen af die rechtstreeks bij het incident betrokken zijn en handel de andere werknemers later af. De meeste werknemers willen het gevoel hebben dat je naar hen luistert of dat ze erkend worden, dus vraag elke verantwoordelijke om zijn kant van het verhaal toe te lichten.
Alvorens te beslissen of je de partijen bij het geschil samen of afzonderlijk wilt ontmoeten, moet je trachten het niveau van vijandigheid tussen hen te beoordelen. Onthoud dat je feiten moet bespreken, geen emoties.
Als je tot de conclusie komt dat het het beste is om samen met de werknemers te praten, geef elk van hen dan ononderbroken de tijd om hun (op feiten gebaseerde) kant van het verhaal weer te geven. Wanneer alle werknemers deze gelegenheid hebben gehad, vraag hen dan suggesties te doen over hoe de situatie kan worden opgelost en hoe alle partijen verder kunnen gaan. Dit is in feite een bemiddelende versie van stap twee.
Wat je ook doet, kies geen kant. Je wakkert alleen het vuur aan en maakt het alleen maar erger. Als leider moet je zo objectief mogelijk zijn.
Om conflictoplossing succesvol te laten zijn, is het belangrijk dat je bedrijf leidinggevenden en managers opleidt om werknemers op dit gebied te coachen. Slecht opgeleide managers kunnen de situatie verergeren, wat leidt tot een laag moreel, ongemotiveerde werknemers en zelfs een groter verloop.
Stap 5: Samenwerken om het echte probleem te vinden
Vaak wordt de werkelijke oorzaak van een geschil tussen werknemers vertroebeld door emoties. Tegen de tijd dat de manager iets van het probleem opvangt, kunnen de ruziënde werknemers al boos en defensief zijn. Daarom is het belangrijk om het wat rustiger aan te doen en te luisteren.
Om voorbij deze emotionele muur te raken en de waarheid boven tafel te krijgen, moet je elke werknemer aanmoedigen om het probleem op een rustige manier te benaderen. Alleen emotionele symptomen behandelen, is slechts een tijdelijke pleister op het probleem. Ga tot de kern van de zaak, zodat je een permanente oplossing kunt vinden die niet zo vatbaar is voor toekomstige uitbarstingen. Als je je hier niet prettig bij voelt of jezelf niet vertrouwt om onpartijdig te zijn, kun je een ervaren HR-professional inschakelen om te helpen de situatie op te lossen.
Stap 6: Raadpleeg je personeelshandboek
Kijk naar het relevante bedrijfsbeleid in je personeelshandboek om te bepalen hoe je de kwestie het beste kunt oplossen. Houd je aan de algemene basisregels die elke werknemer te allen tijde moet volgen. Dat kan een praktische manier zijn om objectief te blijven.
Enkele voorbeelden van beleidsmaatregelen die in je personeelshandboek kunnen worden opgenomen, als ze er nog niet zijn, zijn beleidsmaatregelen inzake gepast gedrag en conflictoplossing. Conflicten op grond van een beschermde klasse vallen in de categorie intimidatie of discriminatie zoals beschreven in stap 1.
Daarom moet je handboek deze beleidslijnen bevatten, evenals een beleid tegen pesterijen/discriminatie en instructies over hoe een klacht in te dienen.
Om een eerlijke oplossing te vinden, moet je ervoor zorgen dat je beslissing in overeenstemming is met het bedrijfsbeleid. Geen enkele werknemer mag boven de regels van de werkplek staan. Als je een werknemer maar laat betijen terwijl hij duidelijk de regels heeft overtreden, verzwakt dat je gezag en veroorzaakt dat wrevel in de gelederen.
Stap 7: Zoek een oplossing
Personeelsleden hoeven geen beste vrienden te zijn; ze moeten gewoon hun werk doen. En onthoud: er zijn goede conflicten en slechte conflicten. Help het personeel het verschil te herkennen. Sluit organisatorische verandering niet helemaal uit.
Soms, als het erop aankomt, kun je de focus van het personeel en de dynamiek op de werkplek verbeteren door teams te reorganiseren. Het kan nuttig zijn de betrokken werknemers de tijd te geven om tot rust te komen voordat ze weer gaan samenwerken.
Je moet een bedrijf runnen, en als het conflict blijft bestaan, kan dat de productiviteit en de prestaties ernstig aantasten. Herken wanneer het tijd is om je personeel opnieuw te evalueren. Eén oorlogszuchtige werknemer kan de anderen ruïneren.
Stap 8: Schrijf het op
Of je het nu leuk vindt of niet, het is belangrijk dat je alle incidenten op de werkplek documenteert. Door deze gebeurtenissen vast te leggen, kun je het gedrag in de loop van de tijd in de gaten houden en recidivisten opsporen die een negatieve invloed kunnen hebben op je kantoor.
Door incidenten op de juiste manier te behandelen en te documenteren, kun je je bedrijf ook beschermen als een ontevreden werknemer je voor de rechter probeert te slepen. Het is belangrijk dat je alle feitelijke informatie opschrijft over een incident waarbij een werknemer betrokken is. Neem het begeleidingsgesprek of de schriftelijke notitie over het gedrag van de werknemer op in zijn personeelsdossier.
Vermeld het wie, wat, wanneer, waar en hoe, alsmede de resolutie die alle partijen zijn overeengekomen en waaraan ze zich zullen houden.
Stap 9: Leer hen hoe ze moeten communiceren
Voor sommige werknemers die problemen hebben, is het niet genoeg om de situatie uit te praten. Mensen die dergelijke problemen hebben, hebben meestal al communicatieproblemen. Als er onder je personeel veel onenigheid heerst, is het waarschijnlijk tijd om hen enkele basistechnieken voor communicatie en probleemoplossing bij te brengen.
Persoonlijkheidsevaluaties en -trainingen kunnen je werknemers helpen doeltreffender te communiceren als een team. Deze cursussen leren werknemers hoe ze hun gedachten en gevoelens op een niet-bedreigende manier onder woorden kunnen brengen. De technieken die ze leren kunnen hen helpen conflicten te bezweren voordat ze ontploffen.
Stap 10: Geef het goede voorbeeld
Geef het goede voorbeeld aan werknemers die niet met elkaar kunnen opschieten ... en aan werknemers in het algemeen.
Een cultuur opbouwen van betrokken werknemers die elkaar respecteren en goed samenwerken moet van bovenaf gebeuren. Door eerlijk en respectvol met je personeel te spreken, creëer je een omgeving die integriteit en communicatie bevordert. Als je open en eerlijk bent, zullen je werknemers dat waarschijnlijk ook zijn.
Een groot deel van je bedrijfscultuur is gebaseerd op hoe iedereen met elkaar omgaat. Het goede voorbeeld geven gaat bijna vanzelf als je de waarden, de principes en het beleid van je bedrijf op een objectieve manier vertegenwoordigt en handhaaft.
Je bouwt vertrouwen in het bedrijf door niets van je werknemers te verwachten dat je niet van jezelf vraagt.
