Overal hoor je over de talrijke voordelen van een papierloos kantoor. De implementatie kan echter veel moeilijker zijn dan je denkt. Wettelijke bewaartermijnen of al lang bestaande kantoorregels kunnen namelijk roet in het eten gooien en ervoor zorgen dat het niet mogelijk is om volledig papierloos te werken. Of het is wel mogelijk, maar dan moet je de structuur van je kantoor fundamenteel veranderen.
Moeten we nog steeds streven naar een kantoor met minder papier? En wat kun je doen om de voordelen van papierloos werken te realiseren?
Allereerst moeten je je afvragen of een volledig papierloos kantoor überhaupt wel zin heeft. In sommige gevallen moeten belangrijke contracten en documenten zelfs schriftelijk worden vastgelegd, anders zijn ze niet rechtsgeldig. Het kan dus ruimschoots volstaan dat je kantoor zijn papierverbruik zo veel mogelijk vermindert zonder in de illegaliteit te vervallen. Misschien is het pure papierloze kantoor toch een utopie.
Het huidige papierverbruik gaat ons voorstellingsvermogen echter allemaal te boven. Officebroker heeft hier onderzoek naar gedaan en vastgesteld dat de gemiddelde kantoormedewerker 833 vellen papier per maand gebruikt, of ongeveer 10.000 vellen papier per jaar. Geëxtrapoleerd naar alle kantoormedewerkers in Nederland samen (grove schatting van 2,4 miljoen), is dat ongeveer 24 miljard per jaar.
Dat is een torenhoge kost, niet alleen voor het milieu, waar ongeveer 10 liter water wordt gebruikt voor één DIN A4-vel papier, maar ook voor de bedrijven; zowel voor het papier zelf, als ook voor de opslag, die bijvoorbeeld de huur verhoogt door een grotere behoefte aan ruimte. Dit doet onmiddellijk de vraag rijzen hoeveel van deze afdrukken eigenlijk nutteloos zijn.
De voordelen van een papierloos kantoor
Minder ruimte en kosten
Als je niet zoveel opslaat, heb je ook minder ruimte nodig in het kantoor en kun je bijvoorbeeld de kelder elders verhuren. Of je kunt verhuizen naar een kleiner kantoor en zo de kosten drukken. Omgekeerd verhoogt dit ook de winst, omdat de vaste kosten van huur en papier kunnen worden verlaagd. Moderne kantoren beschikken meestal toch al over digitale eindapparatuur, dus grote uitgaven zijn niet nodig. Tegelijkertijd kan het gewonnen budget echter worden geïnvesteerd in belangrijkere uitgaven, zoals ergonomische vloermatten voor zit-stabureaus.
Meer productiviteit
Je krijgt meer motivatie, niet alleen omdat je geen papier meer gebruikt. Je wordt ook efficiënter, bijvoorbeeld doordat je minder tijd hoeft te besteden aan het zoeken naar documenten. Je weet dat de belangrijke documenten, zoals die betreffende leningen of huur, op papier moeten staan. De rest kun je gemakkelijk vinden in de cloud met behulp van de zoekfunctie.
Tegelijkertijd versoepelt ook de samenwerking met collega's, zelfs als sommigen van hen op dat moment afwezig zijn. Wanneer de deadline van een project nadert, kun je gewoon toegang krijgen tot je document in de cloud en het project afwerken. Dit is goed voor de balans tussen werk en privé, maar vermindert ook de stress op het werk, omdat je minder tijd kwijt bent aan het zoeken naar documenten en dus meer tijd hebt voor andere taken.
Milieubewuste aanpak
Papier is een hernieuwbare hulpbron, maar er kunnen nauwelijks even snel nieuwe bomen worden geplant als er op dit moment worden gekapt. Natuurlijk is dit niet allemaal te wijten aan papierverbruik, maar het is toch een aanzienlijk deel dat relatief eenvoudig kan worden veranderd. Ook moet het water, nadat het is geproduceerd, worden gezuiverd en behandeld in een omslachtig en energie-intensief proces; anders kan het niet in het milieu worden teruggebracht.
Tips voor een papierloos kantoor
Ervan uitgaande dat de bovengenoemde statistieken aantonen dat de 833 vellen papier allemaal slechts aan één zijde zijn bedrukt, kun je de hoeveelheid papier al terugbrengen tot 417,5 vellen door beide zijden te bedrukken. Voor de werknemers is dit slechts een kleine extra inspanning, vaak is het een kwestie van een druk op een knop.
Bovendien loont het de moeite niet altijd het hele document af te drukken, maar alleen de belangrijkste delen te gebruiken, die dan eventueel ook van juridische betekenis kunnen zijn. Als er nieuwe regels zijn in het bedrijf, maar alle werknemers waren al bekend met de oude regels, dan hoeven bijvoorbeeld alleen de nieuwe regels te worden afgedrukt.
Voorts moet worden nagegaan of het document ook met een digitale handtekening rechtsgeldig zou zijn. Dit vermindert niet alleen het papierverbruik, maar maakt ook het sluiten van het contract veel gemakkelijker, aangezien dit heel eenvoudig via e-mail kan gebeuren. Een andere manier om het papierverbruik te verminderen is eenvoudigweg de lettergrootte te verkleinen of één vel met meerdere pagina's van het document af te drukken. Maar vooral moet je telkens wanneer je afdrukt, nagaan of het echt nodig is. Vaak is afdrukken een automatisch proces dat voortvloeit uit de gewoonte om alles af te drukken en goed te archiveren. Maar veel documenten, zoals e-mails, zijn ook gemakkelijk online toegankelijk - of nog beter via een zoekfunctie op specifieke sleuteltermen - en een gedrukte versie van de documenten is niet nodig. Software en clouds kunnen worden gebruikt om documenten op een georganiseerde manier op te slaan. Het voordeel hiervan is niet alleen dat je van het papierwerk af bent, maar ook dat de werknemers flexibeler zijn en de documenten van overal kunnen raadplegen. Tegelijkertijd zijn er ook bewerkingsprogramma's waarmee je aantekeningen in documenten kunt aanbrengen. Het argument dat je een papieren versie nodig hebt om aantekeningen te kunnen plaatsen, gaat dus niet meer op.
