Chat with us, powered by LiveChat
KRIJG 8-12% KORTING

Schrijf je in om FlexiSpot Loterij te ontvangen

Bevestig uw inschrijving en win coupons tot 12% korting en meer verrassingen voor Kerstmis.

Je bent succesvol geregistreerd.
U ontvangt nu een e-mail van ons waarmee u uw aanmelding voor de nieuwsbrief dient te bevestigen.
Dank u voor uw interesse.
KRIJG 8-12% KORTING

Schrijf je in om FlexiSpot Loterij te ontvangen

Bevestig uw inschrijving en win coupons tot 12% korting en meer verrassingen voor Kerstmis.

Je bent succesvol geregistreerd.
U ontvangt nu een e-mail van ons waarmee u uw aanmelding voor de nieuwsbrief dient te bevestigen.
Dank u voor uw interesse.

Hoe u online teamvergaderingen effectiever kunt maken

November 08, 2022

In een perfecte wereld zouden onze belangrijkste vergaderingen en evenementen persoonlijk worden gehouden. Maar als de Covid-19-pandemie ons iets heeft geleerd, is het dat er momenten zijn waarop 'business as usual' niet praktisch is.

 

Sommigen ontmoeten elkaar liever face-to-face, maar dit is niet altijd mogelijk. Daarnaast is het in veel gevallen logischer en goedkoper om een online meeting te houden. En met online vergaderingen heb je misschien nog meer manieren om je team te betrekken, eraan deel te nemen en met je team te communiceren. Laten we eens kijken waarom.

Waarom u effectievere online vergaderingen zou moeten organiseren

Online meetings bieden zoveel meer mogelijkheden dan traditionele face-to-face meetings.

Allereerst kunnen online meetings jou en je team flexibeler maken. U kunt uw online vergaderingen aanpassen aan elke zakelijke behoefte.

 

Heb je teams in verschillende steden in het hele land? Of zelfs over de hele wereld? Virtuele meetings vormen een brug tussen de verschillende locaties van uw bedrijf. Zelfs als u een lokaal bedrijf bent met werknemers op andere locaties, kunt u met onlinevergaderingen direct afspreken, waardoor u tijd en middelen bespaart. Een virtuele vergadering is ook een veel kosteneffectievere manier om uw medewerkers bij elkaar te brengen.

 

Je hoeft geen duizenden euro's uit te geven aan vliegtickets en hotels. U hoeft geen extra kamers te huren om grote groepen te ontvangen. En als u ervoor kiest om een personeelsbestand te hebben dat voornamelijk op afstand werkt, hoeft u niet eens zoveel kantoorruimte te huren. Met online meetings kan je toch je medewerkers samenbrengen voor de belangrijkste meetings en teambuildingsmomenten.

 

Uiteindelijk zijn online vergaderingen gemakkelijker te beheren en te coördineren. U kunt vijf of duizenden mensen uitnodigen. Afgezien van een slechte internetverbinding, zijn er weinig dingen die een videoteamvergadering kunnen voorkomen.

 

Om de vruchten van online vergaderingen te plukken en ervoor te zorgen dat uw medewerkers er net zo veel uit halen als tijdens persoonlijke vergaderingen, moeten ze natuurlijk betrokken zijn. Als uw virtuele vergaderingen niet boeiend zijn, zullen deelnemers snel afhaken.

Onze beste ideeën voor teamvergaderingen op afstand

Hoe kunt u uw online meetings interessanter en boeiender maken voor uw teamleden? Het is niet zo moeilijk als je zou denken.

 

Veel van de strategieën die u gebruikt om uw persoonlijke evenementen op te fleuren, kunnen ook online worden toegepast. Sterker nog, de platforms die u online gebruikt, bieden een reeks functies die niet beschikbaar zijn in een traditionele persoonlijke ontmoeting.

1. Plan de agenda van tevoren en met betrokkenheid in gedachten

 

Online meetings zijn ideaal om groepen van elke omvang onder één "dak" samen te brengen. Een nadeel is echter dat ze gemakkelijk uit de hand kunnen lopen.

 

Een manier om deelnemers betrokken te houden, is door ze een agenda te geven. Laat medewerkers verantwoordelijk zijn voor een specifiek onderdeel van de agenda. Dit stimuleert de samenwerking binnen de groep. Plan ook terugkerende vergaderingen op hetzelfde tijdstip, zodat iedereen op één lijn zit, waar ze zich ook bevinden of in welke tijdzone ze zich bevinden.

2. Bied visuele elementen aan

 

Virtuele vergaderingen zijn de ideale plek om de technologie centraal te stellen en interactieve en boeiende elementen in het proces op te nemen. Wat het onderwerp van uw vergadering ook is, probeer bij elke gelegenheid visuals op te nemen. Het delen van uw scherm, het uploaden van dia's of het toevoegen van een video of presentatie houdt het interessant en houdt uw publiek betrokken.

Moedig alle deelnemers aan om hun camera's aan te zetten om de stemming te verhogen en deelnemers te betrekken.

3. Voer interactieve peilingen uit

 

Live peilingen zijn leuk en moedigen deelnemers aan om na te denken en te klikken.

U kunt uw peilingen gebruiken als een leuke manier om:

 

  • Test uw publiek op een onderwerp naar keuze ("Wie was...?")
  • Een groepsbeslissing nemen ("Waar moeten we naar kijken?")
  • Feedback krijgen over de vergadering zelf ("Wat vond je het leukst aan deze video?")
  • Om meer te weten te komen over de deelnemers ("Wat was de belangrijkste reden dat je vandaag kwam?")

Gebruik uw live peilingen om uw vergadering op te vrolijken en wat afwisseling toe te voegen. Door je vragen eenvoudig en begrijpelijk te houden, bereik je de beste interactie.

Taken en verantwoordelijkheden vaststellen

Alleen omdat jij de gastheer bent, wil nog niet zeggen dat je al het harde werk moet doen. Wanneer u de deelnemers betrekt bij de organisatie van uw bijeenkomst, hebben zij persoonlijk belang bij het welslagen van de bijeenkomst, zijn ze gemotiveerd om een grotere bijdrage te leveren aan de positieve sfeer en creëren ze een gevoel van participatie bij de deelnemers. Ook is het efficiënter en dynamischer om de last te delen.

 

Delegeer dus een deel van de faciliterende taken aan anderen en laat verschillende teamleden de agenda maken, onderwerpen presenteren, mensen voordragen voor vragen, aantekeningen maken en de belangrijkste punten samenvatten. Je zou zelfs een live poll kunnen houden om te beslissen wie wat doet bij de volgende bijeenkomst!

Respecteer de etiquette voor vergaderingen op afstand

Zelfs als het een vergadering op afstand is en u en uw team vaak thuis zijn, is een vergadering op afstand niet het moment om uw professionaliteit te vergeten. Maar integendeel.

 

De camera liegt niet en moderne microfoons zijn extreem gevoelig en pikken elk geluid op.

 

  • Ga rechtop in je stoel zitten. Het liefst op een ergonomische zoals de BS13 of BS11 om het comfort tijdens de vergadering niet te beïnvloeden.
  • Ruim de ruimte waar u de vergadering bijwoont op om te voorkomen dat u tijdens de vergadering stiekem lunch of kauwgom eet. Je moet ook een koptelefoon gebruiken en mute gebruiken als je niet spreekt.
  • Het is vaak heel duidelijk wanneer je afgeleid bent in een virtuele vergadering. Betekent dat u de andere deelnemers aan de vergadering respecteert alsof ze in de stoel naast u zitten.